Alle poster

Arild Dregelid on 15 March, 2022

Hvordan lykkes med porteføljestyring?

Mange virksomheter har ulike initiativer, prosesser og prosjekter som går i parallell. Hvordan dette styres, koordineres og gjennomføres er avgjørende for at verdi skapes på en effektiv måte. I dette innlegget sier vi litt om hvordan din virksomhet kan utvikle en god porteføljestyring.

Quote

The only thing we know about the future is that it will be different

– Peter Drucker

Det er mange definisjoner på porteføljestyring. Vi tar utgangspunkt i Digitaliseringsdirektoratets definisjon, siden det er en åpen og tilgjengelig kilde: «Porteføljestyring dreier seg om å identifisere, prioritere og iverksette virksomhetens prosjekter og programmer, samt følge opp leveransene.» Digdir foreslår en tilnærming i 4 steg:

  • Steg 1 - Ta beslutningen
  • Steg 2 - Etabler porteføljen
  • Steg 3 - Implementer
  • Steg 4 - Følge opp og evaluer.

Kort og greit, men hvordan gjør vi det?

Quote

Willingness to change is a strength, even if it means plunging part of the company into total confusion for a while.

– Jack Welch

Beslutningen

Etablering av god porteføljestyring må starte med en erkjennelse om at virksomheten har behov for, eller ønsker å forbedre, porteføljestyringen. Ulike tilnærminger er mulig, men forankring i og støtte fra ledelsen er kritisk for å lykkes. Om en velger en top-down tilnærming for hele virksomheten eller starter i litt mindre målestokk innen et område eller en underavdeling avhenger av ambisjonsnivå, organisering, ressurser til disposisjon osv.

Dette er «definisjonsfasen», og det er viktig å konkretisere formål, beskrive sammenhengen med virksomhetens strategi, avklare forholdet til styrings- og budsjettprosesser osv. Videre må ansvars- og myndighetsforhold avklares, og et porteføljestyre, som kan være ledergruppen, bør etableres. I tillegg må virksomheten ta stilling til hvilke kriterier som skal legges til grunn for prioritering, hvilke metoder, maler og verktøy som skal brukes og hvem som skal ha ansvaret for den løpende oppfølgingen. Er det behov for en programfunksjon eller et porteføljekontor, eller kan det legges til en eksisterende enhet i organisasjonen? Ofte vil det være nødvendig og hensiktsmessig å prosjektorganisere arbeidet med etablering av porteføljestyringen.

God struktur og standardisering er smart!

Quote

Plans are nothing; planning is everything

– Dwight D Eisenhower

Etablering og implementering

Etter at beslutningen om å satse på porteføljestyring er tatt, og grunnarbeidet gjort, må innholdet i porteføljen utvikles og vedlikeholdes. Porteføljen kan etableres ved å:

  • Ha oversikt over pågående eller større initiativer som bør inngå i porteføljen
  • Ta utgangspunkt i egen strategi, målbilder og utviklingsplaner for å definere behovene
  • Foreta en prioritering av igangsatte prosjekter og identifiserte behov, og vurdere hvordan disse bør omsettes til konkrete prosjekter og/eller programmer for å dekke behovene
  • Utvikle, iverksette og gjennomføre prosjekter/programmer innenfor rammeverket som er etablert for porteføljestyringen.

I dette arbeidet er det noen viktige sjekkpunkter:

  • Er etableringen av porteføljestyring tilstrekkelig forankret og forstått i virksomheten?
  • Hvilke tiltak er nødvendig for å sikre god nok kompetanse og kapasitet for gjennomføringen?
  • Er ambisjonsnivået realistisk, og tilpasset virksomhetens kapasitet og tilgjengelige ressurser?
  • Er det tydelige effekt- og gevinstmål, og er disse forankret, forstått og akseptert i linjen?
  • Er porteføljestyringen, og program-/prosjektledelse, robust nok til å utøve god styring, men samtidig så «lean» at det ikke er stor «overhead»?

Når porteføljestyringen er implementert blir styring, oppfølging og rapportering en del av den overordnede virksomhetsstyringen. Her er det kritisk at porteføljestyringen ikke «lever sitt eget liv», men synkroniseres med budsjett- og rapporteringsprosesser slik at virksomhetsledelsen har mulighet til å ta opplyste og kloke vegvalg og prioriteringer. Videre er det viktig å kommunisere om porteføljens innhold, prioritering, framdrift og resultater. Det bidrar til interesse og motivasjon i linjen, og det legger til rette for en vellykket driftssetting av prosjektene – og realisering av gevinstene!

Quote

Continous improvement is better than delayed perfection

– Mark Twain

Fungerer det?

Porteføljestyringen bør evalueres etter 6 måneder eller ett år, med sikte på videreutvikling og forbedringer. Tilsvarende bør prosjekt- og programgjennomføringen følges opp mht. metoder og verktøy, effektivitet, resultater osv., slik at det legges til rette for erfaringsbasert læring og kontinuerlig forbedring.

Gritera kan bidra

I Gritera har vi dyktige rådgivere med lang erfaring fra porteføljestyring, virksomhetsstyring samt program- og prosjektledelse. Vi har bistått flere virksomheter med å etablere eller utvikle sin porteføljestyring, og vi stiller gjerne opp for din virksomhet.

Kontakt gjerne Arild Dregelid for en samtale og les gjerne mer om vår tjeneste Prosjektledelse og porteføljestyring.

Lykke til med porteføljestyringen!