Hvordan lykkes med porteføljestyring

Mange virksomheter har ulike initiativer, prosesser og prosjekter som går i parallell. Hvordan dette styres, koordineres og gjennomføres er avgjørende for at verdi skapes på en effektiv måte. I dette innlegget sier vi litt om hvordan din virksomhet kan utvikle en god porteføljestyring.

Det er mange definisjoner på porteføljestyring. Vi tar utgangspunkt i Digitaliseringsdirektoratets definisjon, siden det er en åpen og tilgjengelig kilde: «Porteføljestyring dreier seg om å identifisere, prioritere og iverksette virksomhetens prosjekter og programmer, samt følge opp leveransene.» Digdir foreslår en tilnærming i 4 steg:

• Steg 1 – Ta beslutningen
• Steg 2 – Etabler porteføljen
• Steg 3 – Implementer
• Steg 4 – Følge opp og evaluer.

Kort og greit, men hvordan gjør vi det?

Beslutningen

Etablering av god porteføljestyring må starte med en erkjennelse om at virksomheten har behov for, eller ønsker å forbedre, porteføljestyringen. Ulike tilnærminger er mulig, men forankring i og støtte fra ledelsen er kritisk for å lykkes. Om en velger en top-down tilnærming for hele virksomheten eller starter i litt mindre målestokk innen et område eller en underavdeling avhenger av ambisjonsnivå, organisering, ressurser til disposisjon osv.

Dette er «definisjonsfasen», og det er viktig å konkretisere formål, beskrive sammenhengen med virksomhetens strategi, avklare forholdet til styrings- og budsjettprosesser osv. Videre må ansvars- og myndighetsforhold avklares, og et porteføljestyre, som kan være ledergruppen, bør etableres. I tillegg må virksomheten ta stilling til hvilke kriterier som skal legges til grunn for prioritering, hvilke metoder, maler og verktøy som skal brukes og hvem som skal ha ansvaret for den løpende oppfølgingen. Er det behov for en programfunksjon eller et porteføljekontor, eller kan det legges til en eksisterende enhet i organisasjonen? Ofte vil det være nødvendig og hensiktsmessig å prosjektorganisere arbeidet med etablering av porteføljestyringen.

God struktur og standardisering er smart!

Etablering og implementering

Etter at beslutningen om å satse på porteføljestyring er tatt, og grunnarbeidet gjort, må innholdet i porteføljen utvikles og vedlikeholdes. Porteføljen kan etableres ved å:

• Ha oversikt over pågående eller større initiativer som bør inngå i porteføljen
• Ta utgangspunkt i egen strategi, målbilder og utviklingsplaner for å definere behovene
• Foreta en prioritering av igangsatte prosjekter og identifiserte behov, og vurdere hvordan disse bør omsettes til konkrete prosjekter og/eller programmer for å dekke behovene
• Utvikle, iverksette og gjennomføre prosjekter/programmer innenfor rammeverket som er etablert for porteføljestyringen.

Kontakt gjerne Arild Dregelid for en samtale og les gjerne mer om vår tjeneste Prosjektledelse og porteføljestyring.

Lykke til med porteføljestyringen!